In de cao PO is de oude akte van benoeming komen te vervallen. Hiervoor in de plaats is de arbeidsovereenkomst gekomen en deze is vormvrij. Dat betekent dat ieder schoolbestuur deze arbeidsovereenkomst kan opstellen met eigen teksten en artikelen. De PO-raad heeft echter als handvat een model arbeidsovereenkomst opgesteld, die schoolbesturen kunnen gebruiken.
Binnen AFAS hebben we de mogelijkheid om uw eigen arbeidsovereenkomst te bouwen en in te richten in plaats van de huidige akte van benoeming. Hierbij kunnen we dan tevens de digitale ondertekening inrichten via een workflow.
Hoe werkt dit digitaal ondertekenen?
Nadat de arbeidsovereenkomst vanuit AFAS-Profit is gegenereerd, ontvangt de medewerker in AFAS-InSite automatisch een taak om de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen via AFAS-Signing Service. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een eSeal-certificaat in combinatie met een beveiligd proces en een zogenaamde ‘Hardware Security Module’, waardoor een rechtsgeldige, geavanceerde, digitale handtekening ontstaat. Dit is een snelle en trefzekere manier om je digitale documenten te voorzien van een rechtsgeldige digitale handtekening die een grote bewijskracht biedt. Elke digitale handtekening wordt opgenomen in het digitale document en dit document wordt vervolgens digitaal verzegeld. Als een digitaal ondertekend document op welke wijze dan ook gewijzigd wordt, wordt het zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.
Het inrichten van een eigen arbeidsovereenkomst in combinatie met het digitaal ondertekenen levert veel tijdswinst en efficiency op.
-
- De arbeidsovereenkomst kan direct juist worden opgebouwd en gegenereerd vanuit AFAS. Er hoeven dus achteraf geen aanpassingen meer in gedaan worden.
- Indien iemand werkzaam is op meerdere scholen, dan worden deze scholen ook automatisch weergegeven op de arbeidsovereenkomst met vermelding van het aantal uren dat de medewerker werkt op de betreffende school en de totale werktijdfactor waarvoor iemand is benoemd.
- Het is voor de Salarisadministratie niet meer nodig de arbeidsovereenkomsten in bulk te genereren in Word en op te slaan om ze vervolgens allemaal door te lopen en aan te passen.
- Het blijft overigens nog steeds mogelijk om een specifieke arbeidsovereenkomst vooraf aan te passen en deze aangepaste versie los in te sturen en ter digitale ondertekening in InSite aan te bieden.
- De arbeidsovereenkomsten hoeven niet meer apart verstuurd te worden naar de medewerker ter ondertekening.
- Er hoeft niet meer bewaakt te worden of de arbeidsovereenkomst wel getekend retour komt, want de medewerker krijgt nu in InSite de taak om het document digitaal te ondertekenen. En hij krijgt automatisch een mail na iedere week dat deze taak nog open staat. Desgewenst kan nog een signaal worden gebouwd waarbij HRM erop gewezen wordt dat er nog een taak bij de medewerker openstaat van een nog niet ondertekende arbeidsovereenkomst.
- Doordat dit proces makkelijker en sneller is geworden, kunnen de arbeidsovereenkomsten bijvoorbeeld aan het einde van iedere week i.p.v. 1 x per maand digitaal verstuurd worden. Medewerkers ontvangen dus veel sneller hun arbeidsovereenkomst.
Wil u meer informatie over deze mogelijkheid of een offerte neem dan contact op met Willy Kooijmans willy@akplus.nl